Avklaring: Virksomheter som setter bort kontrollpliktig aktivitet til ikke-godkjente virksomheter

Innføring av nytt regelverk medfører en endring for alle virksomheter som setter bort kontrollpliktig aktivitet til ikke-godkjente virksomheter (underleverandører). Avtale om å sette bort kontrollpliktig aktivitet er ikke lenger gyldig. Når en virksomhet setter bort kontrollpliktig aktivitet til en annen virksomhet, må i utgangspunktet begge parter ha egen godkjenning.

Hvis det er praktisk mulig kan godkjente virksomheter som setter bort kontrollpliktig aktivitet velge å ta det praktiske ansvaret for aktiviteter som utføres hos underleverandøren. Da må dere i tilfelle melde fra til Debio at dere fortsatt står ansvarlig for økologisk produksjon, og at dette ansvaret ikke er overført til underleverandør. I slike tilfeller trenger underleverandørene ikke egen godkjenning.

Hvis dere velger å stå å ansvarlig må dere oppdatere driftsbeskrivelsen i Debios portal. Dette innebærer at dere må ha oversikt og kompetanse nok om underleverandøren til å ta et reelt ansvar og beskrive alle relevante rutiner og prosesser knyttet til aktiviteten de utfører. I en del tilfeller vil det ikke være praktisk mulig for din virksomhet å ta et reelt ansvar fordi dere ikke har kunnskap nok om driften av et for eksempel et slakteri eller pølsemakeri.

 

Hvordan oppdatere driftsbeskrivelsen når din virksomhet setter bort aktiviteter til virksomheter som ikke er godkjent av Debio (veiledning som kan legges ved epost til virksomheter)

Du logger deg inn på Debios portal og huker av i din driftsbeskrivelse at det settes bort kontrollpliktig aktivitet til virksomheter som ikke er del av kontrollordningen. Etter det registrerer du følgende opplysninger:

• navn og foretaksnummer på virksomheten(e) dere har satt bort kontrollpliktig aktivitet til
• en erklæring om at dere forblir ansvarlige for de økologiske aktivitetene i den andre virksomheten, og at dere ikke har overlatt ansvaret for å følge økologiregelverket til denne virksomheten
• en beskrivelse av hvordan kravene i økologiregelverket følges opp i den andre virksomheten som aktiviteter er satt bort til
• en beskrivelse av de praktiske produksjonsprosessene (planskisse av produksjonslokalet/lager må vedlegges)
• en beskrivelse av rutiner for atskilt håndtering av økologisk og konvensjonell produksjon
• en beskrivelse av dokumentasjonsrutiner knyttet til den aktiviteten som er satt bort, og hvordan dokumentasjon vil være tilgjengelig for Debio

 

Hva innebærer det at din virksomhet har påtatt seg ansvaret for aktiviteter som utføres av en ikke ikke-godkjent underleverandør

• Det å stå ansvarlig medfører at den virksomheten som setter bort til enhver tid er ansvarlig for aktiviteten underleverandøren utfører.
• Avtale om revisjon hos underleverandør gjøres med driftsansvarlig for den godkjente virksomheten.
• Virksomheten som setter bort kontrollpliktig aktivitet må delta fysisk på meldt og uanmeldt revisjon hos underleverandør og signere på rapporten etter revisjon hos underleverandør.
• Virksomheten som setter bort kontrollpliktig aktivitet skal ha godkjenning for aktiviteten underleverandøren utfører.

• Virksomheten som setter bort kontrollpliktig må betale gebyr for underleverandøren (slik som før).

• Revisjon av virksomheten som setter bort kontrollpliktig aktivitet og kontrollbesøket hos den ikke-godkjente underleverandøren kan skje på forskjellige tidspunkt. Ansvaret for gjennomføring av revisjoner kan uansett ikke settes bort til underleverandøren.

 

Hva innebærer dette for Debio på nåværende tidspunkt

Alle godkjente virksomheter som både har hatt årlig revisjon og revisjon hos sine ikke-godkjente underleverandører har gyldige vedtak så lenge de er fattet før nytt regelverk tredde i kraft. Disse kan vi i praksis vente med å håndtere til neste år.

Alle godkjente virksomheter som både har hatt årlig revisjon og revisjon hos sine ikke-godkjente underleverandører, men der vedtaket er fattet etter at nytt regelverk tredde i kraft havner i en gråsone, men kan også håndteres neste år.

Alle godkjente virksomheter som setter bort kontrollpliktig aktivitet til ikke-godkjente underleverandører som ennå ikke har hatt revisjon må enten få underleverandøren til å søke om egen godkjenning, følge opplegget for å ta ansvar for underenheten, eller bekrefte at relasjonen ikke lenger er aktiv/gyldig.

I de to siste tilfellene vil revisjoner og vedtak om godkjenning basert på avtale om bortsetting ikke være i henhold til regelverket. Det er derfor viktig at revisor som skal utføre bortsettingsrevisjonen eller utføre revisjon hos virksomheten som setter bort tar kontakt med den godkjente virksomheten for å informere de om endringene. Siden vi har frist for gjennomføring av revisjoner (1.november) og frister for saksbehandling er det viktig at revisor setter en frist for tilbakemelding fra den godkjente virksomheten.

Godkjente virksomheter som melder fra at de tar ansvaret, men ikke fyller ut en god nok driftsbeskrivelse kan ikke godkjennes (for eksempel: det mangler en beskrivelse av de praktiske produksjonsprosessene og planskisse av produksjonslokaler/lager).