Endringer i revisjon og saksbehandling

Nye sertifikater fra Debio blir utstedt fra TRACES

Debio endrer opplegget for utstedelse av sertifikater for godkjente økologiske virksomheter fra 2023. Dette er en følge av nytt regelverk som har trådt i kraft i 2022. Sertifikatene vil nå bli utstedt fra systemet TRACES i EU.

TRACES står for Trade Control and Expert System, og er et nettbasert system som brukes for å overvåke og kontrollere import og eksport av levende dyr og planter, samt produkter som er avledet fra disse. Systemet gir mulighet for elektronisk utveksling av informasjon mellom myndigheter og aktører som er involvert i handel med disse produktene.

Endringen i sertifikatoppsettet vil ikke påvirke de oversiktene over arealer og produkter som ble laget tidligere. Disse oversiktene vil fortsatt bli vedlagt sertifikatene, men vil nå bli kalt nasjonalt tillegg.

Forenklet kontroll for virksomheter med lav risiko

I disse dager begynner Debio å praktisere en ny rutine for å gjennomføre dokumentkontroll som skal erstatte fysisk revisjonsbesøk. Det nye økologiregelverket gir rom for en slik rutine annethvert år, på virksomheter med lav risiko for avvik. Enkel aktivitet av begrenset omfang er noen av forutsetningene, i tillegg til deltagelse i kontrollordningen minimum de tre foregående år uten alvorlige eller kritiske avvik.  Hensikten med forenklet kontroll er å få en smidigere kontrollordning hvor Debio i større grad kan prioritere ressurser og kontroll mot virksomheter og aktiviteter der risiko for avvik er større.

De som er aktuelle for dokumentkontroll vil få epost (og sms-varsel) om dette, hvor Debio vil etterspørre en begrenset mengde dokumentasjon som bakgrunn for å vurdere at godkjente aktiviteter har foregått i samsvar med regelverket. Saksbehandling og vedtak om godkjenning vil gjøres på grunnlag av den dokumentasjonen revisor henter inn.

Nye rutiner for saksbehandling

Debio har fra og med 2023 endret sine rutiner for saksbehandling for at disse i større grad skal samsvare med krav i Forvaltningsloven. Virksomheter kan merke dette ved at revisor i langt mindre grad enn før, har mulighet til å gjøre individuelle avtaler med virksomhetene for å følge opp Debios behov for dokumentasjon, samt korrigerende tiltak i de tilfeller det avdekkes avvik. I stedet vil Debio fatte vedtak med pålegg om tiltak. Hensikten med dette er å ivareta virksomhetenes interesser på en bedre måte både ved at virksomhetenes rett til å klage på vedtak kommer tydeligere frem, samt at vurderinger knyttet til regelverk kvalitetssikres ved at også en saksbehandler vurderer saken, i tillegg til revisor som har avdekket avvik eller mangler.

Virksomhetene vil også kunne oppleve at revisor vil ha større fokus på om be om å få tilsendt dokumentasjon i forkant av revisjonsbesøk, samt å få avklart aktuelle endringer eller andre hendelser som har skjedd siden forrige revisjonsbesøk. I den sammenheng minner vi på at virksomhetene gjennom hele året har et ansvar for å melde fra til Debio dersom det er endringer som kan ha betydning for godkjenning. Dette kan være i tilknytning til personell, arbeidsrutiner eller produkter og arealer som søkes godkjent. Det samme gjelder hendelser hvor virksomheten selv ser – eller har mistanke om – at det kan ha oppstått avvik fra regelverket. Endringer eller uregelmessigheter virksomheten har hatt kjennskap til, og ikke meldt fra om, vil bli behandlet som egne avvik under revisjon.