Henvendelser

Debio mottar mange ulike typer henvendelser fra godkjente virksomheter, forbrukere og andre interessenter. På denne siden finner du informasjon om hvordan du kan ta kontakt, hvordan du klager på vedtak, og hvordan Debio behandler henvendelser og klager. Debio svarer normalt på alle kundehenvendelser innen 2 virkedager.

Alle henvendelser til Debio kan sendes på e‑post til kontor@debio.no eller via kontaktskjema på nettsiden (se nederst).

Kundeportal for godkjente virksomheter

Som godkjent virksomhet har du tilgang til Debios kundeportal. Her kan du blant annet:

• oppdatere driftsbeskrivelsen (beskrivelsen av virksomheten)
• be om å få meldt inn nye kontaktpersoner
• bestille klistremerker og annet merkemateriell til produkter
• registrere markedsinformasjon

Henvendelser knyttet til din godkjenning

Denne typen henvendelser gjelder opplysninger du som godkjent virksomhet er pliktig, eller har behov for, å formidle til Debio i forbindelse med din godkjenning. Eksempler på slike henvendelser er:

• tilbakemeldinger om oppfølging av avvik som er registrert av Debio
• informasjon om nye rutiner, produkter eller kontaktpersoner
• informasjon i forbindelse med pågående saksbehandling
• annen informasjon du er pålagt å formidle til Debio etter regelverket

Slike henvendelser sendes på e‑post til kontor@debio.no.

Klage på vedtak fra Debio

Dersom du vil klage på et vedtak Debio har fattet, skal klagen sendes til kontor@debio.no.

Klagefrist og formkrav

• Klagefristen er tre uker fra den dagen du mottok vedtaket.
• Det er tilstrekkelig at klagen er sendt (postlagt eller sendt elektronisk) før fristen går ut.
• Dersom du klager så sent at det kan være tvil om klagen er kommet i rett tid, bør du oppgi datoen du mottok vedtaket.
• Klagen må være skriftlig og undertegnet.

Klagen bør inneholde:

• hvilket vedtak det klages på (dato, referanse eller saksnummer)
• årsaken til at du klager (begrunnelse)
• hvilken endring du ønsker
• andre opplysninger som kan ha betydning for vurderingen av klagen

Dersom du mener at vedtaket ikke er tilstrekkelig begrunnet, kan du kreve begrunnelse før klagefristen løper ut. I slike tilfeller løper ny klagefrist fra den dagen du mottar begrunnelsen.

Iverksetting av vedtak

Vedtak vil som hovedregel bli iverksatt straks. Du kan likevel søke om utsatt iverksetting av vedtaket til klagefristen er ute, eller til klagen er avgjort.

Behandling av klagen

Debio bekrefter at klagen er mottatt og behandler klager så raskt som mulig og uten ugrunnet opphold. Debio vurderer klagen på nytt, og dersom vedtaket ikke endres fullt ut i tråd med klagen, sendes saken videre til riktig klageinstans.

Klageinstans

• For vedtak fattet med hjemmel i offentlig regelverk er Mattilsynet klageinstans.
• For vedtak fattet med grunnlag i private regelverk eller Kravs regelverk er Debios styre klageinstans.

Skjema for klage

Debio har egne skjema med veiledning for klage på forvaltningsvedtak og registrering av kundeklager du som virksomhet mottar, tilgjengelig på siden med dokumenter. Her finner du blant annet:

• skjema «Klage forvaltningsvedtak»
• skjema «Skjema for registrering av kundeklager»

Tips om mulig regelverksbrudd eller urettmessig markedsføring

Du kan melde fra til Debio dersom du har informasjon om:

• mulig urettmessig bruk av økologiske betegnelser eller merker
• mulig brudd på regelverket, både hos godkjente virksomheter og virksomheter som ikke er godkjent av Debio

For denne typen henvendelser må du oppgi hvem du er; det er ikke mulig å være anonym overfor Debio. Henvendelser sendes via e‑post til kontakt@debio.no eller via kontaktformular.

Tilbakemeldinger, ris og ros

Debio ønsker tilbakemeldinger på våre tjenester og vår saksbehandling. Dette kan være:

• ros eller forbedringsforslag
• generelle kommentarer til Debios arbeid
• klage på Debios tjenester eller opptreden

Tilbakemeldinger, inkludert ris og ros, sendes via epost til kontor@debio.no eller via kontaktformular. Alle tilbakemeldinger blir registrert og behandlet.

Hvordan Debio behandler henvendelser og klager

Debio har etablerte rutiner og arbeidsbeskrivelser for håndtering av henvendelser, tips og klager. Henvendelser og klager blir registrert og behandlet i henhold til Debios kvalitetsmål og krav i gjeldende regelverk. Debio har blant annet som mål å besvare kundehenvendelser innen to virkedager.

Opplysninger som behandles i forbindelse med klager og andre henvendelser lagres så lenge saken er pågående, og journalpliktige opplysninger arkiveres i tråd med arkivloven.