Endringer i nytt regelverk som gjelder å sette bort kontrollpliktige aktiviteter

Med det nye økologiregelverket som blir gjeldende snart er det gitt tydeligere krav når dere setter bort kontrollpliktige aktiviteter til andre virksomheter som ikke har en egen økologigodkjenning.

Virksomheter som berøres bes om å snart som mulig å oppdatere sin driftsbeskrivelse i Debios portal. Se mer informasjon nedenfor.

Virksomheter som lar andre virksomheter utføre for eksempel pakking, transport og/eller lagring av egne produkter, må ha en utvidet godkjenning for dette. Virksomheten som utfører pakking, transport, osv., må ikke ha egen økologigodkjenning for å kunne håndtere økologiske produkter, men aktiviteten som er satt bort skal dekkes av godkjenningen til den første virksomheten.

Begge virksomheter må følge økologiregelverket og blir kontrollert av Debio, men det er virksomheten som setter bort aktiviteten som sitter med ansvaret for at aktiviteten utføres i tråd med økologiregelverket.

Tidligere praksis hvor Debio krevde skriftlig avtale mellom slike virksomhetene faller nå bort. Det er virksomhetene selv som skal sørge for at det er gjort avtaler som sikrer at kravene i regelverket overholdes. Kontaktpersonen for virksomheten som setter bort kontrollpliktig aktivitet vil også være kontaktperson for virksomheten aktiviteten er satt bort til. Som kontaktperson innbefatter det at du må delta fysisk på tilleggsrevisjoner hos virksomheten aktiviteten er satt bort til.

Virksomheten som har satt bort aktiviteter har ansvaret for å legge til rette for varslede og ikke-varslede revisjoner, dokumentasjon for aktivitetene, tilgang til personell for intervjuer, tilgang til registreringssystemer, tilgang til produksjonslokaler for befaring, informasjon om oppfølging av avvik, osv. for egen virksomhet og virksomheten dere har satt bort aktiviteter til.

Når virksomheter setter bort kontrollpliktige aktiviteter, skal beskrivelsen av driften omfatte:

• en liste over de virksomhetene dere har satt bort kontrollpliktig aktivitet til. Debio skal ha full tilgang til disse virksomhetene for å kunne kontrollere at økologiregelverket følges hos disse
• en erklæring om at din virksomhet forblir ansvarlige for de økologiske aktivitetene i den andre virksomheten, og at dere ikke har overlatt ansvaret for å følge økologiregelverket til denne virksomheten
• driftsbeskrivelsen skal beskrive hvordan alle krav i regelverket, som f. eks. mottakskontroll og mengdekontroll, ivaretas for virksomheten som det er satt bort aktiviteter til

Det må betales gebyr for Debios tilsyn med den aktiviteten som har satt bort.

Informasjon om dette finnes finner også i veilederne for økologisk produksjon.

Hvordan oppdatere driftsbeskrivelsen din når du setter bort aktiviteter til virksomheter som ikke er godkjent av Debio

Du logger deg inn på Debios portal og huker av i din driftsbeskrivelse at det settes bort kontrollpliktig aktivitet til virksomheter som ikke er del av kontrollordningen. Etter det registrerer du følgende opplysninger:

• navn og foretaksnummer på virksomheten(e) dere har satt bort kontrollpliktig aktivitet til
• en erklæring om at dere forblir ansvarlige for de økologiske aktivitetene i den andre virksomheten, og at dere ikke har overlatt ansvaret for å følge økologiregelverket til denne virksomheten
• en beskrivelse av hvordan kravene i økologiregelverket følges opp i den andre virksomheten som aktiviteter er satt bort til
• en beskrivelse av den praktiske produksjonsprosessen (planskisse av produksjonslokalet må vedlegges)
• en beskrivelse av rutiner for atskilt håndtering av økologisk og konvensjonell produksjon
• en beskrivelse av dokumentasjonsrutiner knyttet til den aktiviteten som er satt bort, og hvordan dokumentasjon vil være tilgjengelig for Debio

Vær oppmerksom på at kontaktpersonen for virksomheten som setter bort kontrollpliktig aktivitet også vil være kontaktperson for virksomheten(e) aktiviteten er satt bort til.